LLC o empresa individual: cómo cambian la responsabilidad, los impuestos, los trámites y los costos

La diferencia entre una LLC y una empresa individual (sole proprietorship) empieza en la ley estatal y sigue en las reglas federales de impuestos. Si usted hace negocios por su cuenta sin registrar una entidad, ya es dueño único de un negocio, y la guía de estructuras de la SBA (opens in a new tab) explica que los bienes y las deudas del negocio no están separados de los suyos. Una LLC, o compañía de responsabilidad limitada, solo existe después de presentar documentos de formación ante un estado, y la ley de ese estado fija de qué responden y de qué no responden sus miembros. Para el impuesto federal sobre los ingresos, el IRS trata a la LLC de un solo miembro (opens in a new tab) como entidad no considerada separada de su dueño, salvo que elija tributar como corporación. Las tarifas, los informes anuales y los impuestos estatales cambian según el estado.

¿Ya opera usted como empresa individual?

Es posible que sí. La SBA explica que una persona que hace negocios sin registrarse como otro tipo de empresa se considera automáticamente propietario único. No hay documento de formación ni entidad separada. El negocio es usted, con su nombre legal o con un nombre comercial.

Usar un nombre comercial no cambia esa situación. En Texas, la persona no constituida como entidad que usa un nombre ficticio (assumed name) presenta, por lo general, un certificado ante el secretario del condado (county clerk) en cada condado donde tiene una oficina del negocio, o donde hace negocios si no tiene oficina en Texas, según las instrucciones del Formulario 503 de la Secretaría de Estado de Texas (opens in a new tab). Las entidades, como las LLC, presentan su nombre ficticio ante la Secretaría de Estado. Estos nombres se rigen por el capítulo 71 del Código de Negocios y Comercio de Texas (Texas Business and Commerce Code) (opens in a new tab), y la presentación sirve como aviso público. No crea una LLC ni le da derechos exclusivos sobre el nombre. Para derechos exclusivos, nuestra guía sobre cómo registrar una marca describe ese trámite federal aparte.

¿Qué cambia legalmente cuando forma una LLC?

La LLC es una entidad legal creada bajo la ley de un estado. Para formarla, normalmente se necesita una presentación ante el estado, un nombre que cumpla sus reglas, un agente registrado y una oficina registrada. En Texas, las instrucciones del certificado de formación (opens in a new tab) y el Formulario 205 (opens in a new tab) piden el agente registrado, la oficina registrada y las personas que gobiernan la compañía. Otros estados llaman a este documento de otra forma, por ejemplo artículos de organización, y tienen requisitos distintos.

Los dueños de una LLC se llaman miembros, y los contratos, las cuentas y los permisos pueden quedar a nombre de la LLC. Los pasos para presentarla están en nuestras guías sobre cómo crear una LLC y cómo abrir una LLC en Texas.

¿En qué se diferencia la responsabilidad personal?

En la empresa individual, la SBA indica que los bienes y las obligaciones del negocio no están separados de los bienes y las obligaciones personales del dueño, quien puede responder personalmente por las deudas del negocio. La página en español del IRS sobre el tema 407 (opens in a new tab) dice lo mismo: este tipo de negocio no tiene identidad legal separada de su dueño, y las deudas son obligaciones del dueño. El contrato, el seguro y la ley de su estado pueden influir en cada reclamo.

La LLC cambia el punto de partida, y la ley fija sus límites. En Texas, la sección 101.114 del Código de Organizaciones Comerciales (Business Organizations Code) (opens in a new tab) dice que un miembro no responde por una deuda, obligación o responsabilidad de la LLC solamente por ser miembro o actuar como tal. La palabra "solamente" pesa. La ley no promete que todos sus bienes personales queden protegidos frente a cualquier reclamo. Su propia conducta, una garantía personal que firme para un préstamo o un contrato de arrendamiento, ciertos impuestos y otras disposiciones de la ley estatal todavía pueden alcanzarle. Cada estado tiene su propia ley de LLC, así que revise la del estado donde se forma su compañía.

¿Cómo tributa cada estructura ante el IRS?

En el plano federal, las dos suelen parecerse. El dueño de una empresa por cuenta propia declara los ingresos y gastos del negocio en el Anexo C (Schedule C) del Formulario 1040, según las instrucciones del Anexo C del IRS (opens in a new tab). Las ganancias netas también pueden estar sujetas al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, que se calcula en el Anexo SE. La página del IRS sobre ese impuesto (opens in a new tab) fija el umbral general de declaración en $400 de ganancias netas.

Una LLC nacional de un solo miembro no se considera separada de su dueño para el impuesto federal sobre los ingresos, a menos que presente el Formulario 8832 para elegir la clasificación de corporación. El dueño que es persona física declara la actividad de la LLC en el Anexo C, el Anexo E o el Anexo F, según el tipo de actividad. El IRS también indica que el dueño de una LLC de un solo miembro que opera un negocio paga el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia igual que un propietario único. Por eso, formar una LLC no reduce por sí solo sus impuestos federales. Elegir otra clasificación es una decisión aparte, y nuestra comparación entre S Corp o LLC explica esa elección.

El número de identificación del empleador (EIN) sigue sus propias reglas. Las instrucciones del Formulario SS-4 (opens in a new tab) enumeran los casos en que el dueño de una empresa individual lo necesita, entre ellos tener empleados, tener un plan de jubilación calificado y presentar ciertas declaraciones de impuestos sobre la nómina o de impuestos especiales. La LLC de un solo miembro no considerada separada usa, por lo general, el número de Seguro Social o el EIN del dueño para el impuesto sobre los ingresos, pero debe usar su propio nombre y EIN para los impuestos sobre la nómina y ciertos impuestos especiales. El IRS explica en español cómo obtener un número de identificación del empleador (EIN) (opens in a new tab).

¿Qué impuestos e informes estatales aplican?

Los impuestos estatales son distintos del trato federal, y Texas muestra cuánto pueden separarse. El impuesto de franquicia de Texas se aplica a las entidades gravables, incluidas las LLC de Texas y las entidades con nexo en Texas. Desde el año de informe 2024, la entidad que está en el umbral de no adeudar impuesto o por debajo de él ya no presenta el informe de No Tax Due, pero sí debe presentar el Informe de Información Pública (Public Information Report, Formulario 05-102) o el Informe de Información de Propiedad (Ownership Information Report, Formulario 05-167), según los requisitos de presentación de la Contraloría de Texas (Texas Comptroller) (opens in a new tab) y su página sobre estos informes (opens in a new tab).

Los informes del impuesto de franquicia vencen, por lo general, el 15 de mayo de cada año, según el resumen del impuesto de franquicia de la Contraloría (opens in a new tab). El umbral para no adeudar impuesto fue de $2.47 millones a partir del año de informe 2024 y es de $2.65 millones para los años de informe 2026 y 2027, según las cifras de ingresos de la Contraloría (opens in a new tab). Estas cifras cambian según el año de informe.

Una empresa individual en Texas no se vuelve entidad gravable para el impuesto de franquicia solo por hacer negocios. Sus obligaciones estatales dependen de su actividad y pueden incluir impuesto sobre las ventas, impuestos sobre la nómina o impuestos locales. Otros estados cobran sus propios impuestos e informes a las LLC, de modo que conviene consultar la agencia de impuestos de cada estado donde opere.

¿Cuánto cuesta cada estructura?

La empresa individual no paga tarifa estatal de formación, aunque el nombre ficticio y los permisos pueden costar algo. La LLC paga una tarifa de formación y, en muchos estados, presentaciones periódicas. Las cifras siguientes son cargos publicados por el gobierno en tres estados al 1 de octubre de 2026. Son ejemplos, no un cálculo de lo que gastará su negocio.

La Secretaría de Estado de California también advierte que una LLC puede deber un impuesto anual mínimo aparte de $800 a la Junta de Impuestos de Franquicia de California (Franchise Tax Board). El agente registrado, los permisos locales, el seguro, la contabilidad y la asesoría legal se pagan aparte.

¿Qué trámites exige una LLC?

Los trámites de una LLC empiezan con el estado y continúan cada año. Lo habitual incluye:

• Un documento de formación presentado ante el estado, con un nombre que cumpla sus reglas.
• Un agente registrado y una oficina registrada.
• Las personas que gobiernan la compañía o los miembros que el estado pida.
• Un acuerdo operativo u otro documento interno, según la ley estatal.
• Informes anuales o bienales donde el estado los exija.
• Registros e informes de impuestos estatales, licencias y permisos locales, y registro del impuesto sobre las ventas cuando la actividad lo requiera.
• Un EIN cuando el IRS lo exija o cuando un banco, la nómina u otro trámite lo necesite.

El acuerdo operativo merece atención. La Secretaría de Estado de California (opens in a new tab) indica que el acuerdo operativo entre los miembros es obligatorio, aunque no se presenta ante esa oficina. En Texas este documento se llama acuerdo de la compañía (company agreement), y nuestra guía sobre el acuerdo operativo de una LLC en Texas explica qué cubre y qué dispone la ley cuando no existe.

¿Qué trámites exige una empresa individual?

La empresa individual normalmente no presenta un documento de formación ante el estado. Aun así, puede necesitar un certificado de nombre ficticio, un EIN en los casos que indica el IRS, licencias locales, registro del impuesto sobre las ventas, registros como empleador si contrata trabajadores, licencias profesionales, seguro y contratos por escrito.

Bancos y arrendadores pueden pedir a una LLC su certificado de formación, la confirmación del EIN, su acuerdo operativo y prueba de seguro. Ese certificado demuestra la presentación ante el estado, pero no que exista un seguro o una licencia profesional.

¿Qué pasa cuando una empresa individual se convierte en LLC?

Como la empresa individual no es una entidad separada, no se le puede cambiar el nombre para volverla LLC. Usted forma una LLC nueva bajo la ley estatal y luego traslada el negocio a ella. Los procedimientos de conversión que describe la página de fusiones y conversiones de la Secretaría de Estado de Texas (opens in a new tab) se aplican a entidades ya existentes, no a una empresa individual informal.

El cambio suele incluir presentar el documento de formación, obtener o confirmar un EIN, abrir una cuenta bancaria a nombre de la LLC, ceder o reemplazar contratos, transferir los bienes del negocio, obtener seguro a nombre de la LLC (vea qué seguro de negocio comprar primero (opens in a new tab)), actualizar licencias, permisos y registros de impuestos, revisar arrendamientos y garantías personales, y actualizar el nombre ficticio. Las instrucciones del Formulario SS-4 indican que un cambio de estructura o de dueños puede afectar los requisitos del EIN, así que esa pregunta corresponde al IRS.

¿Qué oficina se encarga de cada paso?

Cada parte del cambio pasa por una oficina distinta:

• Secretaría de Estado (Secretary of State): formación de la LLC, enmiendas, agente registrado y nombres ficticios de entidades. Los formularios de Texas están en el sitio de la Secretaría de Estado de Texas (opens in a new tab).
• Secretario del condado (county clerk): nombres ficticios de negocios no constituidos como entidad en Texas.
• Agencia estatal de impuestos: franquicia, ventas, permisos e informes. En Texas es la Contraloría de Texas (opens in a new tab).
• IRS: clasificación federal, Anexo C, Anexo SE, Formulario 8832 y EIN, mediante sus recursos para pequeños negocios y trabajadores por cuenta propia (opens in a new tab).
• Ciudad, condado y juntas de licencias: licencias y permisos locales y profesionales.
• Profesional de impuestos o abogado: declaraciones y elecciones de clasificación, o documentos, contratos, transferencia de bienes y preguntas de responsabilidad.

Los formularios de Texas están en inglés; un profesional bilingüe calificado puede ayudarle a confirmar los términos en español.

Preguntas frecuentes

Las respuestas cubren dudas frecuentes.

¿Una LLC de Texas presenta algo cada año?

Las entidades gravables de Texas, incluidas las LLC, presentan por lo general un Informe de Información Pública o un Informe de Información de Propiedad cada año. El informe del impuesto de franquicia depende de los ingresos y del año de informe, con un umbral de $2.65 millones para 2026 y 2027.

¿Puedo usar el EIN de mi empresa individual para la nueva LLC?

Las instrucciones del Formulario SS-4 indican que un cambio de estructura o de dueños puede afectar si se necesita un EIN nuevo. Además, la LLC de un solo miembro no considerada separada debe usar su propio nombre y EIN para los impuestos sobre la nómina y ciertos impuestos especiales. Confirme la respuesta para su caso con el IRS o con un profesional de impuestos antes de abrir cuentas.

¿Un nombre ficticio (DBA) protege mis bienes personales?

No. En Texas, el certificado de nombre ficticio es un aviso de que una persona o entidad hace negocios con otro nombre. No crea una LLC ni cambia quién responde por las deudas del negocio.

Siguiente paso

Si está decidiendo entre estas estructuras o va a trasladar un negocio existente a una LLC, un abogado de derecho empresarial o un profesional de impuestos puede revisar los detalles según su estado. Puede buscar bufetes de derecho empresarial en el directorio de abogados de Counselado.